5.1 AI 辅助办公

学会说明目标、背景和输出要求后，可以从低风险、容易核对的办公任务开始。AI 很适合整理零散信息、起草邮件、调整语气和制作结构，但不应替你确认事实或直接发布重要内容。

会议纪要是典型例子。原始记录中可能混有讨论、决定和闲聊。可以先要求 AI 提取决定、负责人和截止时间，再生成纪要。分两步处理，比一句“总结会议”更容易发现遗漏。

把 AI 当作初稿助手

写邮件时，应提供已确认的时间、地点、对象与行动要求，并指定语气和格式。AI 可以把生硬文字改得友好，或把长段落变成清单，但每次改写后都要重新检查事实。

上传会议记录或公司材料前，先确认是否包含客户资料、合同内容或其他敏感信息，并遵守公司规定。最终发送者仍对内容和收件人负责。